Бывают примеры работ, которые пока не дошли до красивой картинки, но их уже можно выставить в портфолио. Такие проекты бывают интересными не только с точки зрения каких-то идей, но и в целом показывают то, как мы работаем.
К нам обратился заказчик - лидер рынка активного туризма и альпинизма в России. Целью и задачей которого было освежить дизайн сайта и попутно принять меры для автоматизации процесса обмена документами, работы менеджеров отдела продаж, руководителей и персонала, которые непосредственно принимают участие в восхождениях.
На входе мы имеем:
- Сайт на самописной системе управления.
- Бонусная система, основанная на кэшбэке.
- Несколько лицензий 1С для работы бухгалтеров.
- Своя гугл таблица у каждого из менеджеров для ведения клиентов.
- Ручное выставление счетов.
- Автоматическое формирование договоров на сайте.
Проектирование
Обычно первый этап разработки включает в себя два подэтапа. Первый - это отрисовка прототипов, второй - написание технического задания. В данном случае за работу сайта будет отвечать CMS 1С Битрикс, помощником в работе менеджеров будет Битрикс24, а 1С останется для бухгалтеров. В данном случае нами было принято решение разделить техническое задание на три основных части:
- Детальное описание работы сайта. Его модулей и компонентов;
- Детальное описание логики работы и передачи данных в Битрикс24 для реализации функционала личного кабинета менеджера по продажам;
- Детальное описание логики работы и передачи данных в Битрикс24 для реализации функционала личного кабинета директора.
Но сперва, естественно, начинаем с полного выявления потребностей клиента. Построение взаимосвязей в работе отдельных частей планируемого интернет-ресурса и проектирования.
Изначальная идея была в том, чтобы “освежить” дизайн и максимально автоматизировать работу менеджеров. Ускорить обратную связь до клиента и реализовать механизмы информирования о любых изменениях, связанных с его поездкой. Но чем дальше мы углублялись в проект, тем яснее понимали, что первоначальные объемы и планы это только вершина айсберга.
Началось проектирование самого сайта и его компонентов. Той части, которую видит клиент.
В ходе многочисленных зумов для уточнения подробностей и согласования функционала, возникали всё новые и новые подробности или пожелания. Визуальной части они касались в меньшей степени, но затрагивали бизнес процессы и были направлены на тотальную автоматизацию. Наверное нет смысла тут рассказывать подробно о каждом из этих моментов, лучше будет выделить сразу и по пунктам.
Так какие же задачи в итоге должна решить связка Сайт + CRM?
- Полноценное оформление заказа на восхождение в горы (выбор направления, выбор даты, покупка, оплата)
- Автоматическое формирование договора на стороне сайта
- Заполнение групп в поездки, ограничения, контроль заполняемости
- Распределение групп и клиентов между менеджерами
- Учет затрат на поездки
- Калькулятор заработных плат сотрудников, система мотивации
- Калькулятор стоимости поездки, исходя из общих затрат на нее
- Реализация личного кабинета клиента
- Реализация личного кабинета менеджера
- Реализация личного кабинета директора
- Реализация интерактивной карты объектов поездок
- Придумать и реализовать социальную составляющую проекта (курирование групп, назначение гида на группу, блоги сотрудников)
- Графики работ сотрудников, отпуска, учет загрузки гидов и менеджеров проектов
- Минимизация временных задержек в распространении и доведении официальной информации до клиента
- Реализация механизмов информирования и электронного оповещения об изменениях, происходящих в интересующих пользователя разделах или документах (информации);
- Обеспечение единого подхода к формированию и структурированию информации о клиентах компании
- Создание системы сбора и обработки данных
- Обеспечение подачи заявок во внутренние сервисы компании
- Повышение качества обслуживания и лояльности аудитории
- Интеграция с 1С, приведение в порядок работы бухгалтерии
Итого вместо запланированных полутора месяцев на работу по первому этапу, мы затратили четыре (не чистого времени конечно, но все же).
Материал для руководителя по маркетингу
12 + лет работаем с руководителями по маркетингу
Мы работаем с руководителями по маркетингу и их помощниками более 12 лет и отлично понимаем, с какими проблемами и задачами вы сталкиваетесь.
Специально для вас, мы подготовили материалы, которые помогут вам в вашей работе с онлайн-проектами. Какое-то время мы будем раздавать их бесплатно, но скоро уберем их из открытого доступа.
в Телеграме
способов привлечения клиентов
плана на 3 месяца
Поподробнее остановимся на самых интересных механиках.
Поездки и группы
Как же должны работать поездки, группы и их заполняемость?
Со стороны простого посетителя сайта всё выглядит достаточно просто. Я нахожу интересующую поездку, вижу что группа открыта и в нее можно вступить, подав заявку. Кликаю, заполняю анкету, жду подтверждения. На деле всё гораздо сложнее.
Во-первых, поездку может “создать” только директор, а это подразумевает под собой отдельный функционал для пользователя или группы пользователей. За основу берем функционал каталога БУСа и накручиваем необходимых дополнительных полей. Но поездка, например на Эльбрус, может проводиться по одному и тому же маршруту, с одними и теми же условиями, но в разное время и по разной цене. Для решения этой задачи используем торговые предложения.
Что с группами? Данные о людях, купивших поездку нужно где-то хранить. Собираем из данных таблицу и выгребаем из нее нужное отдельно для пользователей сайта, отдельно для инфоблока “Группы”.
В каждой группе есть максимально доступное количество мест. Если человек оплатил заказ (либо внес предоплату) место считается заполненным. Также предусматриваем ситуацию, что человек может ехать не один, а например со своей семьей или с друзьями. Для этого на оформлении заказа закладываем возможность добавить в заказ дополнительные поля, под данные дополнительных путешественников.
Но поездка не может состояться без гида, а гиды сайтом пользоваться не любят и им вообще не удобно. Поэтому:
Поездка должна находиться в статусе неактивна (не деактивирована). Если на поездку заданы даты, она отображается в публичной части сайта. Но к ней невозможно присоединиться/купить. В таком случае кнопка “Присоединиться” меняется на “Оставить заявку” и вызывает форму обратной связи
У каждой поездки, есть пользовательское поле - “Гид” (данные из инфоблока “Гиды”) - выпадающий список и кнопка “отправить”
После выбора гида и нажатии кнопки “отправить” срабатывает почтовое событие “подтверждение гида”. Письмо с данными о поездке, в формате: название, даты, и кнопки “согласиться” и “отказаться”, высылается на почту гиду, указанную в элементе инфоблока “Гиды”. Одновременно с этим, требуется запустить таймер обратного отсчета. По прошествию 120 часов, если гид, не отреагировал на письмо, на почту директору (пользовательское поле “Директор” в карточке программы) должно прийти уведомление, в формате: “гид #NAME# не отреагировал на предложение по поездке #TOUR_NAME#”
Поездка, переходит в статус активна, если гид подтвердил свое участие.
Если гид отказался, на почту директору приходит письмо в формате “гид #NAME# отказался от участия в поездке #TOUR_NAME#”
Калькулятор стоимости поездки.
Поездка не может состояться без гида. А еще она не может состояться без инвентаря, дополнительного персонала (который вряд ли захочет работать бесплатно), без авиаперелетов, людям нужно что-то кушать, где-то жить и перемещаться в процессе своего тура. Это всё то, из чего стоимость нашей поездки формируется. У каждого директора расчеты живут в своей таблице, работают по своим законам и никак не связаны с бухгалтерией (нет постоянной актуализации данных, только по запросу).
Сперва про инвентарь. Инвентарь уезжает в путешествие вместе с группой, зачастую на другой конец света ииии… (аривидерчи лёва) оттуда не возвращается. Следить за ним достаточно сложно, но сделать попытку “держать на балансе” и в поле зрения самый нужный, дорогостоящий и заведомо многоразовый, можно.
Решение: определяем список основного оборудования, прогружаем всё в отдельный инфоблок. То, что уезжает привязываем к группе, ведём количественный учет. В самой группе, списком держим требуемый объем (с ценами конечно же, они участвуют в формировании стоимости поездки), который корректируется исходя из объема группы. Директор в курсе, закупщики в курсе. Соответственно механика работает в обе стороны. Собираем данные о инвентаре на ближайшие поездки, данные отправляем в ИБ “Инвентарь” и фиксируем там требуемое количество на 3 месяца вперед.
За расходы по зарплатам и прочие расходы отвечают отдельные поля. После расчета результат заносится в отдельное поле, визуально расположенное около цены поездки. Это ориентир для директора в формировании конечной стоимости.
Основная проблема, с которой столкнулись, это то, что уж очень много различий и требований для поездок и расчеты можно произвести только по основным моментам. Чтобы хоть как-то нивелировать погрешность, вводим повышающий коэффициент на расходы, у нас это был “сложность организации”.
Создание сайтов под ключ
Работа менеджера.
Активная коммуникация с клиентом, полная обеспеченность информацией и автоматизация рутинных задач, это то, что стояло во главе угла. Удобно вести клиентов в CRM. Прописываем в техническом задании логику распределения заказов на менеджеров, отдельные воронки для клиента, который еще думает, отдельно для тех, кто уже состоит в группе. Описываем разные каналы поступления заявок.
Далее у клиента выясняем все те моменты, когда менеджерам приходится выполнять ручную работу по информированию клиента. По возможности, для этих событий настраиваем почтовые события или смс уведомления. Для всего остального - функционал напоминаний. Отдельным пунктом описываем требования к сквозной аналитике.
В общей сложности у нас получилось:
Прототипы и техническое задание, описывающее основные моменты автоматизации обмена документами, процесс работы менеджеров отдела продаж, руководителей и персонала.
| Срок выполнения | 4 месяца |
| Фреймов в прототипе | 37 |
| Объем технического задания | 117 страниц |
| Количество встреч | более 20 |
| Затрачено часов | более 300 |
Что дальше?
После составления ТЗ и прототипов клиенту стало понятно, что объем работ увеличивается, также как и время его разработки, а значит увеличивается и изначальный бюджет на разработку. Настолько сложный и изобилующий деталями проект получается. Благодаря этому у клиента на начальном этапе появилась полная картина по требуемому проекту. Это позволило ему заранее спланировать необходимые финансовые и временные затраты.
